Rugbyclub Hilversum verwerkt persoonsgegevens van leden, functionarissen, vrijwilligers, alsmede van personen, organisaties en bedrijven waar we een relatie mee hebben of hebben gehad. Bescherming van de privacy van leden en relaties heeft voor onze vereniging een hoge prioriteit.

In deze privacyverklaring vertellen wij meer over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. We maken daarbij onderscheid tussen de gegevens die via deze website worden verzameld en de gegevens die online en offline worden verwerkt ten behoeve van de organisatie en administratie van de club.

De Website

De via deze website verkregen persoonsgegevens worden tot een minimum beperkt en alleen gebruikt op de wijze zoals omschreven in deze privacyverklaring. De website bestaat uit een algemeen deel (met relevante informatie voor leden en bezoekers) en een webshop waarin bestellingen geplaatst kunnen worden.

Cookies

De website van Rugbyclub Hilversum wordt ondersteund door WordPress. Zoals op de meeste websites, worden anonieme bezoekersstatistieken bijgehouden om het functioneren van de website te verbeteren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. Voor meer informatie hierover, zie: https://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op uw computer worden opgeslagen. De daarmee verzamelde gegevens zijn niet te herleiden tot een persoon en bevatten geen persoonsgegevens. Cookies worden op uw computer bewaard totdat u alle tijdelijke bestanden wist.

De privacy policy van WordPress vindt u hier: https://automattic.com/privacy/

Social Media Plug-ins

Op de website van Rugbyclub Hilversum staan de volgende social media plug-ins: Facebook, Twitter en Youtube. Wij hebben geen invloed op de wijze waarop deze platformen omgaan met persoonsgegevens en verwijzen daarvoor naar de desbetreffende privacy statements.

De Webshop

Voor onze webshop hebben wij een samenwerkingsverband met de firma Canterbury . De verwerking van uw gegevens om de bestelling te kunnen realiseren, vallen onder de privacy-regeling van deze firma. U vindt deze privacy-regeling op de website van Canterbury:  https://www.canterbury.nl/

Online en Offline verwerken van persoonsgegevens

Voor onze ledenadministratie werken wij met e-rugby, het systeem dat ook door andere rugby verenigingen en de bond wordt gebruikt. De gegevens van functionarissen (trainers, coaches, bestuursleden), vrijwilligers, sponsoren en donateurs zijn in dit systeem opgenomen.. Deze gegevens staan afgeschermd in een beveiligde omgeving en zijn slechts beperkt toegankelijk voor personen die daartoe geautoriseerd zijn.

Nieuwe leden kunnen zich online aanmelden. Zij verstrekken op het moment van aanmelding zelf de noodzakelijke informatie en geven toestemming voor de verwerking van die informatie. Het gaat daarbij om naw-gegevens, email adressen, geboortedata, bankrekeningnummer en – indien aan wedstrijden wordt deelgenomen – ook een digitale foto.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, worden alleen verwerkt met toestemming of op verzoek.

De incasso van de contributie verloopt via Club Collect en dit geschiedt onder stringente voorwaarden.

Communicatie

Via “De Bosbok” de periodieke digitale nieuwsbrief, wordt gecommuniceerd met de leden en achterban. De Bosbok wordt gemaakt met MailChimp. Ook MailChimp heeft maatregelen genomen om te kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving. Zie: https://mailchimp.com/legal/privacy/.

Mocht u de nieuwsbrief nog niet ontvangen, dan kunt u zich aanmelden via: Link op website Wilt u De Bosbok niet meer ontvangen (dat kan natuurlijk ook), dan kunt u zich eenvoudig afmelden via unsubscribe onderaan de nieuwsbrief.

Wij zijn ook actief op Facebook. Wij gebruiken de algemene pagina voor nieuwsberichten, aankondiging van evenementen en voor communicatie met de buitenwereld. Daarnaast hebben we een groepspagina die beperkt toegankelijk is en waarin ook interne zaken in worden aangekondigd.

Gebruik van foto’s

Ook foto’s zijn persoonsgegevens. Los van de vele foto’s die gemaakt worden door ouders, spelers en toeschouwers, kan het zijn dat beroepsfotografen foto’s maken van wedstrijden en evenementen. Dit zijn reportages met een journalistiek karakter. We mogen deze foto’s gebruiken voor wedstrijdverslagen, andere redactionele artikelen (inclusief op sociale media) en persberichten.

Indien u bezwaar heeft tegen het gebruik van foto’s voor journalistieke doeleinden, laat het ons dan weten. Wij respecteren uw belangen en kunnen er dan voor zorgen dat er geen foto’s worden geplaatst waarop u herkenbaar staat afgebeeld.

Voor gebruik anders dan voor journalistieke doeleinden, zullen wij altijd eerst toestemming vragen aan de betrokkenen. U kunt daarbij denken aan gebruik van foto’s voor op de openingspagina van de website, voor posters, flyers of andere promotionele doeleinden. Betreft het foto’s van kinderen onder de 16 jaar, dan vragen we toestemming aan de ouders.

Tot slot

Behalve in hiervoor beschreven situaties deelt Rugbyclub Hilversum uw persoonsgegevens niet met derden zonder uw toestemming.

Het privacy beleid van Rugbyclub Hilversum wordt voortdurend aangepast aan de eisen en ontwikkelingen die voortvloeien uit de nieuwe regelgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming per 25 mei 2018). Voor meer informatie over ons privacy beleid, of voor specifieke vragen, kunt u contact opnemen met onze secretaris via: secretaris@rugbyclubhilversum.nl